descrizione del lavoro

pBludental Clinique, network di cliniche odontoiatriche in forte crescita, è alla ricerca di un* Executive Assistant* da inserire nel proprio team. /ppstrongObiettivi del ruolo: /strong /pp• Assicurare il corretto flusso informativo e organizzativo tra Direzione e team aziendali. /pp • Garantire la massima riservatezza e precisione nella gestione dei dati sensibili. /pp• Coordinare attività, meeting e trasferte riducendo inefficienze e imprevisti. /pp• Supportare la Direzione nella preparazione di documenti strategici e presentazioni. /ppstrongMansioni e responsabilità: /strong /pp• Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) /pp• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente /pp• Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall’agenda del CEO) /pp • Prenotazione delle sale riunioni /pp• Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello /pp• Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) /pp • Preparazione del programma di viaggio dettagliato /pp • Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.) /pp• Follow-up e gestione di modifiche dell’ultimo minuto al programma /pp• Check-in dei voli /pp• Gestione delle pratiche per il visto /pp • Organizzazione delle riunioni mensili dell’ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata /pp • Preparazione dell’agenda dell’ExCo /pp • Invio di inviti calendario agli ospiti esterni /pp • Presenza e assistenza completa durante ogni riunione /pp • Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell’ExCo /pp • Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell’ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti) /pp • Organizzazione degli incontri annuali off-site: /pp o Ricerca e verifica della location /ppo Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici /ppstrongCompetenze: /strong /pp• Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook). /pp• Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management /pp • Conoscenza fluente della lingua inglese (C2) /pp• Eccellenti capacità organizzative e di problem solving. /pp • Riservatezza e affidabilità. /pp • Comunicazione chiara ed efficace. /pp• Gestione delle priorità e resistenza allo stress. /pp • Flessibilità e orientamento al risultato. /ppstrongEsperienze e abilità: /strong /pp• Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board). /pp • Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale. /pp• Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello. /pp • Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti. /pp• Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali. /p